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Procédure pour tenir une permanence

Préambule Une version PDF de ce document peut être téléchargée ici : ProcédurePDF

Il a été décidé lors de l’Assemblée générale du 17 décembre 2013 que chaque adhérent devait tenir, dans la mesure du possible, au moins une permanence une fois par trimestre. Le planning des permanences est disponible sur le site : http://lepanierdissy.blogspot.fr/p/permanences.html
Pour vous inscrire, merci de contacter Olivier Bidault des Chaumes, responsable des permanences : olivier.deschaumes@gmail.com

La permanence se fait au minimum à deux personnes : la première assure le début de la distribution (17h15-18h15), la seconde vient plus tard (18h15-19h15)  pour la remplacer. Dans l’idéal, il est préférable que deux personnes soient présentes pour chaque créneau afin de pouvoir gérer plus facilement les différentes distributions, notamment les semaines où il y a une distribution d’œufs.


En quoi consiste la tenue des permanences :

  • Si le portail côté tribunes n’est pas ouvert, se présenter à 17h15 au gardien du service des Sports dont la loge d’accueil se situe au 5 av Jean Bouin afin que ce dernier puisse ouvrir le portail côté Tribunes (01 41 23 83 13)

  • Installation :

    • Mettre en place les tables et chaises(lumière en hiver) pour les deux AMAP, (données par le gardien – si le matériel n’est pas sur place, appeler l’accueil du Sce des Sports au 01 41 23 83 13). Positionner les tables et les légumes de façon qu’il n’y ait pas de confusion entre les adhérents des deux AMAP. (Mettre côté balance tous les produits à l’unité pour éviter toute erreur avec les adhérents de l’autre AMAP).
    • Régler la balance pour que le poids affiché soit bien à zéro avec un récipient vide dessus.
    • Afficher le contenu du panier et du ½ panier de façon claire (près de la balance) ainsi que les feuilles d’émargement pour les paniers, ½ paniers et œufs (si c’est le jour de la distribution des œufs) - (contenu envoyée à tous par Thierry Duflot et que l’adhérent de permanence devra imprimer tout comme les 3 feuilles d’émargement).
    • Prévoir un ou deux stylos pour les feuilles d’émargement.

  • La livraison des paniers arrive vers 17h30.

    • Pour les produits à l’unité (sacs de légumes cuits, bocaux, portions prédécoupées…), vérifier que leur nombre correspond bien au nombre de paniers prévus et bien séparer les quantités destinées aux paniers de celles pour les demi-paniers afin d’éviter les erreurs.
    • Pour les pains, vérifier également que la quantité correspond bien au nombre de pains prévus, et les distribuer en mains propres pour éviter les erreurs.
    • Si de nouveaux adhérents ou des personnes extérieures à l’AMAP se présentent (cas de celles qui viennent récupérer le panier des absents), leur expliquer le fonctionnement.
    • Vérifier que chaque adhérent signe la feuille d’émargement et respecte les quantités indiquées.

  • Pour le permanent qui termine la distribution (à 19h15), rassembler les caisses près de l’autre AMAP. Cette dernière se charge du rangement du matériel. Préciser au maraîcher s’il reste des paniers d’adhérents qui arriveront un peu plus tard pour les récupérer. S’il reste des paniers non pris (et que l’adhérent n’a pas prévenu de son retard), il convient de contacter ces adhérents sur leur n° de portable mentionné sur la feuille d’émargement et de prévenir Odile.


INFORMATION : Tout panier non récupéré après 20h est considéré comme perdu.

En cas d’urgence :
Thierry DUFLOT: 06 84 07 02 76 (trésorier)
Odile POUËT: 06 61 60 49 18 (secrétaire)
Olivier BIDAULT DES CHAUMES : 06 25 69 22 98 (Responsable des permanences)

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